Atividades automáticas: o que fazer quando o registro não é encontrado?

💡Introdução

Muitas vezes você pode se deparar com uma situação em que o fluxo não consegue encontrar o registro para o qual precisa executar uma ação, nesse tipo de situação, é necessário realizar a verificação de alguns pontos.

❓O que acontece?

Um dos problemas mais comuns ocorre quando o fluxo de automação não consegue localizar o registro para execução de ações. Muitas vezes, quando acessamos a tela de Atividades automáticas, algumas ações são marcadas como "perdidas". O sistema exibe a mensagem "Registro não encontrado", deixando o usuário em dúvida sobre o que aconteceu.

Tela de atividades automáticas

🔍Possíveis causas

Existem algumas razões que podem explicar porque o CRM não consegue encontrar um registro, tais como:

• Mudança no registro: O registro pode ter mudado algumas informações cruciais, como a oferta de curso, desde a última vez em que o fluxo foi acionado. Isso pode causar uma desconexão entre o registro e a atividade automática.

• Falta de Dados Identificadores: O CRM identifica os registros com base em informações como código externo ou oferta de curso. Se essas informações não estiverem disponíveis ou estiverem ausentes, o sistema pode não ser capaz de localizar o registro.

✅ Possíveis soluções

Para resolver esse problema, você pode considerar as seguintes soluções:

• Priorize o código externo: A primeira prioridade na identificação de registros deve ser o código externo. Se um registro tem um código externo, ele deve ser identificado exclusivamente por esse código. Apenas em caso de ausência do mesmo, a identificação deve passar para a oferta de curso.
• Garanta dados identificadores: Certifique-se de que os registros tenham informações de identificação adequadas, como código externo ou oferta de curso. Isso ajudará o sistema a localizar os registros de forma eficaz.
• Configure o evento para que seja enviada a oferta ou o código externo: Uma solução eficaz pode ser configurar o evento para enviar o código externo do registro ou da oferta. Isso pode ajudar a vincular o registro à atividade automática de maneira mais precisa. Certifique-se de que o evento considere essa prioridade na identificação.

📌Como saber se o evento está enviando as informações necessárias?

• Através do evento

Para identificar se as informações necessárias estão sendo enviadas, é preciso acessar o histórico de eventos do contato, localizar o evento e selecionar o envio desejado, clicando no botão  (Ver dados recebidos via API):

Dados recebidos via API dentro do histórico de eventos

• Através do registro

Para identificar as informações necessárias através do registro, basta acessar o registro do qual o evento deve estar vinculado e visualizar se o mesmo contém as informações pertinentes ao evento:

Visualização do código externo através do registro no processo

• Através de requisição API

Também é possível identificar as informações necessárias através dos métodos de listagem de requisição API. Como por exemplo, você consegue listar o código externo e mais dados de um registro de processo passando a referência do id.

Para mais detalhes, consulte a nossa documentação aqui.

Você sabia?!

No App Agenda e nos modelos de formulário, é possível configurar o envio do código externo do registro.
🔗 Envio sem código de registro na Agenda

🔗 Como criar um modelo de formulário com o registro independente da oferta escolhida?

😉 Qualquer dúvida, fique à vontade para solicitar ajuda ao nosso time de suporte ou compartilhe a sua dúvida na Comunidade Rubeus!