Ficha de Inscrições e Matrículas: como fazer o envio de documentos para o TOTVS?

💡Introdução: Contextualizando o TBC

Antes de partirmos para a explicação do processo, é válido destacar que a nossa ficha de inscrições e matrículas é integrada à nossa parceira TOTVS. Isso significa que diversos dos nossos recursos disponíveis na parametrização da ficha são capazes de enviar dados, buscar dados e alterar dados no seu processo seletivo do TOTVS, bem como nos dados do inscrito e até mesmo do aluno, além de informações financeiras. Essa integração é possível devido ao TBC, o TOTVS Business Connect.

👊 Como fazer isso na prática

Para que o upload de documentos ocorra com sucesso, assim como diversos outros processos, é estritamente necessário que sua conexão TBC esteja estabelecida.

Você encontra mais informações sobre o TBC aqui.

 

Conhecendo o componente de UPLOAD

PASSO 1: Criando o componente

Nosso principal recurso para envio de documentos é nosso componente de upload. Para criar um, basta ir na aba de configurações, buscar por componentes, selecionar a ação de criar um novo componente e escolher a opção upload. Veja a seguir:

Pronto, seu componente está criado e pronto para ser configurado! Nosso próximo passo agora é explorar as opções de configuração que nosso sistema disponibiliza.

PASSO 2: Nomeando o componente

Na tela de configuração geral, o input [Nome] servirá para identificar o componente na lista após sua criação. Utilize um nome sugestivo que indique se o componente se propõe ao processo de inscrição ou de matrícula. Há uma diferença entre os dois, que veremos logo mais!

PASSO 3: Definindo campos do sistema

Como boa parte de nossos componentes, o de upload também permite o vínculo de alguns campos do sistema que ajudam a passar parâmetros importantes para o TOTVS. 

1. A etiqueta [Vincule mais de um campo] deverá estar marcada quando o envio de documentos for para o TOTVS. Ela fica desmarcada quando o envio é feito para um servidor externo via API.

2. Os campos [path] e [Chave RM] são a diferença entre inscrição e matrícula. Como a matrícula faz contato com o módulo educacional do TOTVS, é necessário informar o caminho e a chave.

O vínculo correto e parametrização desses campos define e possibilita o contato com o caminho do TOTVS responsável por receber todos os documentos que forem enviados por este componente.

OBS: A Base64 é uma chave na qual o documento é convertido, que pode ser enviada entre sistemas sem que o documento em questão sofra alterações em sua estrutura. O envio de documentos bem como a busca por relatórios na nossa ficha são feitos por meio da Base64 desses arquivos.

PASSO 4: Definindo preferências do documento

1. Em casos de documentos como RG e CPF em que faz sentido o envio de duas fotos (frente e verso), você pode permitir mais de um arquivo do mesmo tipo.

2. No TOTVS, você poderá visualizar e aprovar ou reprovar um documento recebido. Aqui você pode definir se o usuário poderá enviar novamente um documento recusado.

3. A seguir, defina livremente o tamanho máximo do arquivo e os tipos de formatos aceitos.

PASSO 5: Consultas de documentos

Independentemente da quantidade de documentos, você só vai parametrizar um componente de envio de documentos para matrícula e um para inscrição. Para definir quantos e quais documentos serão necessários, bem como a obrigatoriedade destes, basta que haja uma consulta no seu TOTVS que retorne essas duas informações, veja a seguir um exemplo:

Lembre-se de passar o CODINSCRICAOPS como parâmetro, que é utilizado por padrão.

PASSO FINAL: Lembre-se de salvar o seu componente! 😉

Prontinho, seu app agora tem um componente de upload funcional. Você pode incluí-lo na etapa de matrículas da sua ficha.

PASSO EXTRA: Definindo uma lógica

Essa parte não é obrigatória, e geralmente não é utilizada, mas se fizer sentido no seu processo que esse componente seja oculto ou exibido dada determinada condição, você pode definir uma lógica para ele na ultima aba:

⚠️ LEMBRETE: Ah, é muito importante que o componente de concluir a etapa de documentos de matrícula possua todos os campos referentes a este processo. Calma, vamos te ajudar, continua com a gente nos passos abaixo.

Configurando o botão de envio

Você ainda vai precisar de um botão para realizar esse envio, não é mesmo? Mas não se preocupe, já está pronto! Nosso time de integração já deixou preparado para você tanto este componente quanto o componente de upload. Veja a seguir como funciona o botão responsável pelo envio e onde achar:

Por padrão, o nome do componente é [Envia documento de matrícula]. O principal desse componente é a ação TOTVS que executa o processo EduDocAlunoData. Neste processo, passamos todos os campos necessários para popular as colunas TOTVS referentes aos documentos. 

É nesse momento que os campos definidos no PASSO 3 são enviados, sendo eles a base64 de cada um dos documentos incluídos e seus respectivos nomes. Observe na imagem abaixo:

❓Ficou com alguma dúvida?

Esperamos que com este material tenha ficado mais claro para você como funciona o processo de envio de documentos de inscrições e matrículas! Ficou alguma dúvida? Não se preocupe. Nosso time de atendimento está à sua disposição para auxiliar no que for necessário, é só nos enviar um ticket por aqui.