Como criar um fluxo de automação na Plataforma Rubeus

O fluxo de automação permite segmentar o envio das mensagens, automatizar o agendamento das ligações e controlar a movimentação dos processos.

Neste conteúdo, vamos aprender a criar um fluxo de automação e, para isso, é importante que você conheça os canais, gatilhos, condições e ações de um fluxo.

Antes de mais nada, é importante dar uma olhada nos canais

Os canais são todos os locais por onde o seu lead consegue se identificar e entrar no CRM. Isso pode acontecer por meio da sua ficha de inscrição ou dos CTA's presentes no seu website, tais como: "Fale com o consultor" ou "Ligue-me". Esses canais são definidos durante a implantação e vão servir para identificar a origem dos seus leads.

Vamos aprender como automatizar a sua régua de relacionamento?

•  Fluxos de Automação

Para ter acesso ao seu fluxo de automação, basta clicar no menu "Estratégias" e depois ir em "Fluxos de automação". Caso você já tenha um fluxo criado, você pode clicar na engrenagem, na área à direita, para editá-lo ou excluí-lo.

Para o nosso exemplo, vamos criar um fluxo novo. Para isso, é necessário:

- Clicar em "Adicionar".

- Defina o nome do fluxo.

- Observe no canto superior direito se o fluxo está ativado ou não. Caso esteja desabilitado, o fluxo não realizará as ações programadas.

- Comece a selecionar o processo. É importante compreender que o processo define onde os registros serão criados. Por exemplo, você pode separar seus processos dentro da Plataforma Rubeus, dividindo em inscrições de graduação, inscrições de pós-graduação, inscrições de cursos, qualificação de leads, controle de evasão, entre outros.

- Defina o fluxo. Aqui, você pode restringir o fluxo pra determinados canais, unidades, níveis de ensino, cursos e modalidades. Vamos usar, nesse exemplo, todos os cursos de graduação.

• Gatilhos e Ações

- Clicando em "Adicionar Gatilho", você deve selecionar um canal, por exemplo ficha de inscrição.

- Agora, selecionamos um gatilho, ou seja, a ação que, quando acontecer, dará início ao nosso fluxo.

Aqui, vale atentar-se em alguns dos nossos gatilhos:

O gatilho “Alteração da data da atividade” permite que, qualquer que seja a ação que esteja com a data alterada, ative esse gatilho; o de “Anotação” dispara o gatilho quando ocorrer uma anotação; “Cadastrou-se” quando ele se cadastrar; "E-mail" quando um e-mail for enviado, "E-mail automático" quando um e-mail, mas dessa vez automático, for enviado.

Você também pode selecionar quando ele entrar em cada etapa específica e ainda pode escolher como gatilho se ele foi importado, cadastrado, marcado como ganho ou perdido, se recebeu uma ligação, uma mensagem, entre outras.  

- Nesse exemplo, vamos selecionar “Concluiu a primeira etapa de inscrição”. Após adicionar tal gatilho, voltamos a tela anterior, porém com o gatilho já definido no fluxo.

- Agora, vamos definir uma ação a ser realizada, quando o gatilho selecionado for disparado. Clicamos em "Adicionar ação" e selecionamos, por exemplo, o "Enviar um e-mail" e clicamos em "Salvar".

• Condições

Depois que a ação for agendada, em que condições ela será realizada? Aí que entra o botão de "Adicionar Condição", em que você vai selecionar a condição que mais atende ao seu fluxo.

- Aqui, vamos usar “Há mais de X tempo sem avançar no fluxo de automação”. Isso quer dizer que, assim que o gatilho for acionado, a ação de enviar um e-mail será agendada, mas só será realizada após atingir a condição, que seria, por exemplo, 3 dias sem avançar de etapa.  

Quer saber o que você deve fazer se selecionar as outras condições? Veja um breve resumo:

_ Ao selecionar “Relação de gatilhos por vagas”, eu seleciono um canal, depois um gatilho desse canal e, por fim, vamos definir a relação desse gatilho em efeito comparativo ao mínimo ou máximo de vagas.

_ Na condição “Antes de X tempo”, é definido uma quantidade de dias, horas e minutos para a ação ser realizada antes desse tempo. Atenção: a condição “Antes de X tempo” só deve ser utilizada em gatilhos que possuem data no evento, por exemplo “data da prova”, “taxa de inscrição”, “taxa de matrícula”, entre outras.

_ Se você optar por “Processo seletivo”, você deve selecionar um ou mais processos seletivos que serão tomados como base para realizar essa ação e também deve informar se será dentro do período de inscrição ou não.

_"Data limite para envio" se parece muito com a opção “Antes de X tempo”, porém com uma diferença: você deve escolher uma data, e não um período de dias ou horas.

_ Assim como a opção “Processo seletivo”, a opção “Local de oferta” também serve como uma espécie de filtro, no qual você seleciona um ou mais locais de ofertas. Por fim, a última condição é se for aprovada por um administrador.

- Clicando em "Adicionar", sua condição fica salva e você pode partir para outra ação dentro do mesmo gatilho ou adicionar novos gatilhos.

- Clique em "Salvar". 

Um lembrete importante!
É possível separar os fluxos por ações no processo como: alterar etapa, 
atribuir responsável e agendar ligações. Da mesma forma, você pode ter
um para realizar importações de contato e enviar as 
mensagens de diferenciais. 

Qualquer dúvida, entre em contato com o nosso time de Suporte!