Funil de Captação de Alunos: torne potenciais alunos em matriculados

Assista o vídeo e leia o artigo para entender como o Funil de Captação de Alunos e o CRM Rubeus pode ajudar sua instituição de ensino a aumentar sua taxa de matrículas.

Através do Funil de Captação de Alunos você conhece a jornada de compra dos seus alunos, sendo possível criar estratégias específicas para cada uma delas e, com isso, transformar mais potenciais alunos em matriculados.

Com o aumento da competitividade no mercado educacional, um dos maiores desafios das instituições de ensino é converter cada vez mais potenciais alunos em matriculados.

Por isso, é interessante que você conheça o que ocorre em cada etapa da jornada de compra. Com isso é possível definir as melhores estratégias de acordo com as necessidades de sua persona. Conseguindo elevados e sustentáveis índices de captação. Mas como conhecer essas etapas? Por meio do Funil de Captação de Alunos.

Funil de Marketing x Funil de Captação de Alunos

Certamente, você já ouviu falar sobre o Funil de Marketing que representa cada etapa da jornada do cliente. Esse funil abrange desde a prospecção até a conclusão da compra indo até mesmo no pós-venda, não é mesmo? O Funil de Captação de Alunos consiste em uma adaptação deste funil. Ele leva em consideração à dinâmica e o processo de captação de alunos bem como o cenário da instituição de ensino.

A diferença entre os dois funis está no momento de decisão do potencial aluno. No funil de marketing ele ainda não tomou a decisão de se inscrever no seu processo seletivo vigente (no caso de uma captação de alunos para a graduação). Neste momento ele se interessa pela a instituição e na maioria das vezes pelo curso ofertado.

Já o Funil de Captação trata o momento em que o potencial aluno tomou a decisão de iniciar sua inscrição. Por isso, as etapas são específicas para atender toda a jornada de compra. Ele é dividido em oito etapas com o momento onde o bastão da equipe de marketing é passado para o de vendas bem definido. Conheça cada uma dessas etapas:

• Visitante

A primeira etapa é denominada visitante. Ela é composta por todas as pessoas que acessam o site institucional ou o blog das instituições de ensino. Mas ainda não realizaram nenhuma ação como o preenchimento de um formulário ou landing page, por exemplo. Por isso, nessa fase você não encontra o potencial aluno você é encontrado por ele.

Nessa etapa o visitante ainda está reconhecendo a necessidade de fazer uma graduação. Além disso, ele não sabe os impactos positivos trazidos por ela para sua vida profissional e pessoal.

Por essa razão, é provável que eles tenham bastante dúvidas e procurem conteúdos capazes de ajudá-los. Por essa razão é interessante que as IEs tratem essa fase com bastante atenção. Uma dica é desenvolver um bom trabalho em seus blogs.

Outra dica muito importante é preparar o site da instituição com os CTA’s de topo, meio e fundo de funil. Desta forma, você pode identificar os potenciais alunos que ainda estão com dúvida no curso. Ou até mesmo com dúvida relacionada a forma de ingresso e bolsas e também aquele que quer tirar dúvidas sobre o curso pretendido. Para entender melhor confira no tópico “Utilize gatilhos mentais de identificação em todas as fases do funil” do blog post abaixo:

• Lead

A segunda etapa do Funil de Captação de Alunos diz respeito aos leads. Os leads são potenciais alunos que de alguma forma demonstraram interesse em sua instituição de ensino. Cadastrando informações pessoais em troca de algum tipo de material ou conteúdo, na maioria das vezes uma isca digital.

Por isso, em nosso exemplo podemos dizer que nessa etapa, o potencial aluno está buscando informações sobre a graduação por meio de conteúdos. Por isso, ele assina sua newsletter ou faz download de um dos seus e-books. Preenchendo informações de contato, como nome, e-mail e telefone. Essa ação permite sua identificação e, posteriormente, a realização de algum tipo de contato.

Entretanto, devemos ressaltar que os leads, na maioria das vezes ainda não estão prontos para tomar uma decisão. E, por isso, é interessante que nessa etapa a equipe de marketing inicie o processo de qualificação dos leads. Identificando os que estão mais propensos a iniciarem uma inscrição em seu processo seletivo.

Quanto mais as informações coletadas do Lead estiverem próximas das identificadas em sua buyer persona, indica o quanto o seu Lead está qualificado. Para isso você deve estar atento à idade, cidade, escola e outras características que ajudam a segmentar cada vez mais a sua base de Leads.

• Lead Qualificado

Após ter lido os conteúdos sobre graduação, o lead está realmente convencido que fazer um curso superior é a melhor decisão. E que com esse curso ele conseguirá alcançar seus objetivos pessoais e profissionais.

Dessa forma, ele avalia as alternativas disponíveis para escolha do curso e, geralmente, compara instituições de ensino. Nesse processo ele pode entrar em contato com sua instituição para tirar dúvidas específicas sobre seu processo seletivo. Caso isso aconteça é essencial que você comprove a ele que sua instituição de ensino atende todas as suas expectativas e necessidades.

Nesse momento, o lead passa a ser um lead qualificado ou MQL – Marketing Qualified Lead (Lead Qualificado de Marketing). A partir daí ele deve ser passado para a equipe de vendas. A equipe de vendas terá a missão de engajá-los até a conclusão de suas matrículas.

• Inscrito Parcial

O Lead Qualificado pode iniciar a inscrição no processo seletivo da sua IE, mas não completá-la. Nessa situação ele se torna um inscrito parcial, que é a quarta fase do Funil de Captação de Alunos. Esse momento é muito crítico e você não pode perder nenhum potencial aluno, não é mesmo?

Portanto, é extremamente necessário criar uma régua de relacionamento e um fluxo de comunicação (script de venda, modelo de e-mail ou SMS) incentivando o candidato a completar sua inscrição.

Além disso uma outra boa prática é atentar-se à qualidade da sua Ficha de Inscrição Educacional. Isso porque a ficha de inscrição é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos e encaminhá-los para o sistema de captação de alunos das instituições de ensino.

Por isso, o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos no processo seletivo das instituições é gigantesco.

• Inscrito

Na quinta fase do funil, há uma diferenciação de acordo com as particularidades de cada instituição de ensino. Para aquelas que têm processo seletivo, os inscritos são os potenciais alunos que completaram o processo de inscrição. Já as IEs que não possuem processo seletivo, considera-se inscritos aqueles que fizeram a inscrição para um curso, mas ainda não efetivaram a matrícula.

Geralmente, muitos inscritos no processo seletivo ainda não efetuaram o pagamento do boleto de taxa de inscrição. Logo é fundamental entrar em contato com eles com o propósito de lembrá-los de realizar esse pagamento o mais rápido possível. Nesse contato é interessante que você ofereça o envio da segunda via do boleto.

Recomendamos também que no dia anterior à realização da prova, a equipe de captação realize o contato com os alunos. Pode ser por meio do envio de um e-mail e de um SMS lembrando-os sobre a data, horário, local e itens que não devem ser esquecidos.

• Avaliado

A sexta etapa do Funil de Captação de Alunos refere-se ao avaliado. Eles são, para as instituições de ensino que possuem processo seletivo todos aqueles que participaram do processo, ou seja, que realizaram sua prova, independente de serem aprovados ou não.

Nessa etapa é interessante dedicar atenção àquelas oportunidades que não compareceram em seu processo seletivo, sendo considerados ausentes. Uma dica para realizar isso é criar um fluxo específico (de forma automatizada) que trate essa situação, oferecendo  reagendar uma nova data para a realização da prova e até mesmo oferecendo isenção de pagamento (caso o processo seletivo seja pago).

• Convocado

Os convocados, que compõem a sétima etapa, são todos os candidatos do processo seletivo que foram aprovados. Nessa etapa os desafios continuam, tendo em vista que  muitos não realizam a matrícula nas instituições de ensino.

Por esse motivo, uma boa prática que pode ser adotada por sua equipe de captação de alunos é promover ações estratégicas a fim de estimular esses aprovados a realizarem suas matrículas. Uma dessas ações é a criação de um fluxo automatizado de comunicação (ligação, e-mail ou SMS) que incentivem e justifiquem a importância de matricular-se em sua instituição.

Essa etapa é a mais importante do seu funil, até aqui seu potencial aluno já passou por várias etapas e foi convertido tanto pelas ações realizadas pelos consultores e também pelas ações realizadas pelo fluxo de automação (régua de relacionamento automatizada).

É comum algumas instituições pensarem que quando o candidato está aprovado no seu processo seletivo ele já é praticamente um aluno, e não dedica tempo e esforço da equipe de captação nesta etapa.

Normalmente, o candidato faz prova na sua instituição e em várias outras concorrentes e depois decide em qual instituição irá ingressar. Valorize todos os candidatos que chegarem a essa etapa e tente convertê-los em matrícula o quanto antes.

Nesse fluxo é interessante utilizar um senso de urgência, estipulando um período limite para a realização do processo de matrícula. Além disso, você pode elencar nesse fluxo um  conjunto de benefícios e atributos relevantes atrativos que despertem a vontade de se matricular em sua IE.

• Matriculado

A última etapa do Funil de Captação de Alunos é o matriculado. Essa etapa compreende todos que efetuaram o pagamento do boleto bancário referente à primeira mensalidade e entregou os documentos com assinatura do contrato.

É recomendado que a instituição envie uma mensagem informando que a matrícula foi realizada com sucesso, e que está tudo certo para o início das aulas. Além disso, podemos também enviar todas as informações relevantes para os novos alunos. Um e-mail de boas vindas com o acesso ao portal do aluno, um guia do aluno e o calendário acadêmico anual da instituição, por exemplo.

#BÔNUS:

Quer ter acesso exemplos de conteúdos para a sua instituição de ensino? Preparamos um conteúdo exclusivo com sugestões de materiais poderosos divididos em cada etapa do funil. Temos exemplos de conteúdos para as faculdades, para as escolas e para os cursos técnicos e profissionalizantes.

4 estratégias para potencializar o seu Funil de Captação de alunos

Após conhecer o funcionamento do Funil de Captação é o momento ideal de aplicar estratégias específicas sobre cada uma de suas etapas. O objetivo dessas estratégias é facilitar que os potenciais alunos avancem de uma etapa para outra. Para te ajudar a alcançar esse objetivo separamos 4 ações.

01. Construa suas personas

Para desenvolver de forma mais assertiva o processo de comunicação durante as fases do funil baseie todas as suas estratégias em suas personas. Persona é a representação semi-fictícia do seu aluno ideal com base nas características reais e comuns dentre os seus alunos.

Entende-se que as personas das IEs é uma das principais chaves para o sucesso das campanhas de marketing. Isso se deve ao fato de que é muito mais vantajoso para as instituições investir na comunicação direcionada do que generalizá-la.

02.Entenda a Jornada de Compra do aluno

Entender o Funil de Captação de Alunos aliado à Jornada de Compra do aluno pode ser bastante estratégico para sua instituição de ensino. Mas afinal de contas: o que seria a Jornada de Compra? É todo o percurso realizado pelo potencial aluno desde o interesse em sua instituição até ele se matricular em um dos seus cursos.

Esse processo pode ser dividido em quatro etapas, a saber: Descoberta e aprendizado; Reconhecimento do problema; Consideração da solução e Avaliação da ação final e conclusão da compra.

03. Invista em Marketing de Conteúdo Educacional

O Marketing de Conteúdo é um dos principais processos desenvolvido na metodologia do Inbound Marketing. O Inbound consiste em criar campanhas e conteúdos relevantes que conduzem os potenciais alunos ao site, blog ou landing pages da sua instituição de ensino. O conteúdo relevante é capaz de gerar valor para os potenciais alunos ao solucionar suas dúvidas, aumentando suas confianças em sua instituição de ensino.

Para atingir esse objetivo, é indispensável que sua equipe de marketing entenda todas as etapas do Funil de Captação de Alunos. Dessa forma, é mais fácil criar conteúdo que realmente faça sentido para os potenciais alunos. E, com isso, você consegue incentivar e conduzir os seus potenciais alunos até a matrícula.

04. Adote a cultura do atendimento de excelência

A experiência dos potenciais alunos com sua instituição de ensino deixou de ser um diferencial. Agora ela é critério  primordial para aumentar o número de matrículas da sua instituição de ensino.

Isso porque uma comunicação personalizada para cada momento das etapas da jornada de compra dos seus potenciais alunos pode ser decisiva para direcioná-los à matrícula. Para isso, nada melhor do que desenvolver o atendimento de excelência!

Quando falamos de atendimento de excelência não significa apenas tratar bem os potenciais alunos nas ligações. Mas sim criar um ambiente com atendimento uniforme desde o porteiro até o reitor da instituição.

Conclusão

Como vimos, para aumentar os índices de captação de alunos é interessante conhecer a jornada de compra do potencial aluno por meio do Funil de Captação de Alunos. Assim, é possível elaborar estratégias mais assertivas que alcancem cada etapa.

Construir as personas da sua IE, entender a jornada de compra, investir em Marketing de Conteúdo Educacional e adotar a cultura do atendimento de excelência são estratégias capazes de potencializar o Funil de Captação da sua IE. Dessa forma, o processo de captação de alunos torna-se mais bem planejado. Tornando totalmente condizente com as necessidades do potencial aluno em cada etapa do funil.

Sua instituição já utiliza o Funil de Captação de Alunos para transformar potenciais alunos em matriculados? Conte-nos sua experiência.