Telefonia Rubeus: Benefícios da Telefonia Integrada na Plataforma Rubeus

A Plataforma Rubeus está com uma novidade: o serviço de telefonia integrada. São vários os benefícios que sua instituição de ensino pode garantir com esta nova funcionalidade. 

Neste conteúdo, iremos te mostrar mais detalhes sobre essa funcionalidade e como adotá-la em sua instituição. Mas antes de começar, precisamos falar sobre dois conceitos importantes: contato ativo e receptivo, formas de contato pelos quais sua instituição pode relacionar-se com o potencial e atual aluno.

• Resumidamente, o contato ativo ocorre quando a interação com o potencial ou atual aluno é realizada por um consultor da instituição como, por exemplo, ao efetuar uma ligação.
• Já o contato receptivo acontece quando o contato com a instituição é realizado por um aluno ou potencial aluno, através do envio de um e-mail ou de uma ligação, por exemplo.

Ciente desses conceitos, chegou a hora de conhecer os principais benefícios de utilizar a Telefonia Integrada em sua instituição, veja:

Contato Receptivo

(Quando sua instituição recebe chamadas)

1) Identificação do contato

Quando a instituição recebe uma ligação, a Plataforma Rubeus automaticamente verifica em sua base de contatos se este número pertence a algum contato já existente nela. 

Caso exista esse contato na base, um agendamento vinculado será aberto na tela do consultor de relacionamento. Com isso, ao atender a ligação, o profissional da sua equipe pode registrar em tempo real todas as informações que julgar importantes de serem anotadas naquele momento. 

Tela aberta ao atender uma chamada

 2) Número desconhecido

Mas e quando a ligação recebida for de um número que não pertence a nenhum contato? Após identificar esta situação, a Plataforma Rubeus, de forma inteligente, abrirá um pop-up de cadastro rápido de um novo contato e, posteriormente, será aberta uma tela com um agendamento vinculado a este novo contato.

Tela aberta em chamadas para novos contatos

Assim, ao facilitar o registro automático e a gestão da comunicação por meio de ligações com os potenciais alunos dentro da Plataforma, estas funcionalidades vinculadas à Telefonia Integrada no Contato Receptivo podem ser, se bem utilizadas, bastante vantajosas para sua instituição de ensino.

Contato ativo  

(Quando sua instituição realiza chamadas)

 1) Ligações em massa

Imagine que há uma grande lista de potenciais alunos que sua equipe de consultores precisa entrar em contato em um curto período de tempo. A telefonia integrada pode te ajudar! 

Na tela de atividades, os consultores responsáveis conseguem selecionar vários agendamentos e, posteriormente, optar pela opção de realizar uma ligação para todos os contatos selecionados de acordo com a prioridade estabelecida pelo coordenador da equipe de relacionamento.

Efetuando ligações em massa

Nesse processo, durante e após cada ligação, o operador consegue registrar no agendamento todos os detalhes sobre a ligação que acabou de acontecer, e então concluir e agendar uma nova atividade ou então apenas concluí-la. Logo após esta etapa, a Plataforma Rubeus avança, ligando automaticamente para a próxima atividade selecionada e assim sucessivamente até o final da lista. 

Neste momento, também temos uma funcionalidade muito importante para a produtividade dos consultores. Para as chamadas que resultaram em falhas, não é preciso atribuir o resumo (resumo atual do contato realizado) no momento da ligação. O consultor pode já deixar a plataforma ligar para o próximo contato, podendo atribuir um resumo para todas as chamadas que deram falha no final. Isso faz com que o processo fique ainda mais fluido e rápido.

2) Ligações individuais

Na página de cada contato, o operador consegue realizar ligações para os números cadastrados. Ao realizar a ligação, um pop-up com um novo agendamento é aberto na tela para que possam ser registradas as informações sobre aquela ligação.

Efetuando ligações na tela do contato

3) Ligações pelo discador

Há também a possibilidade de os usuários, que têm um ramal, poderem discar um número e realizar uma ligação direta no mesmo momento, sem ter um contato registrado na Plataforma. Para isso, basta clicar no ícone indicado e o discador será aberto.

Lembre-se que para efetuar a ligação da forma correta, você precisará incluir o DDI (55) e o DDD (da região na qual a ligação será feita).

Discador para efetuar as ligações

4) Gravação das chamadas realizadas e recebidas

Para facilitar o processo de auditoria da qualidade do relacionamento, todas as chamadas podem ser gravadas e são disponibilizadas no histórico de atividades do contato na plataforma Rubeus.

Para isso, é preciso verificar na configuração do ramal do consultor, as permissões para gravar chamadas, ouvir e realizar o download.

Quer saber como realizar essas configurações? Preparamos um artigo para te ajudar, clique aqui e aprenda na prática!

Importante!

Por fim, vale destacar que, ao permitir o fácil acesso à tela de agendamento da Plataforma Rubeus, todos os dados da ligação podem ser registrados, evitando a perda de detalhes importantes abordados durante os contatos entre a instituição e potenciais alunos.

Logo, conclui-se que através destas funcionalidades, sua equipe passa a contar com um estratégico histórico de dados e informações que podem ser utilizadas quando for necessário. 

Como vimos, além desta possibilidade de anotar os tópicos tratados durante os contatos, é disponibilizado também um player de áudio com a gravação da ligação no histórico de atividades e/ou eventos. Dessa forma, seus consultores podem ouvir, quantas vezes for necessário, as conversas e obter insights valiosos para a melhoria contínua dos processos. 

Áudio anexado à atividade relacionada

Quer conferir na prática?

Gostou das funcionalidades e quer experimentar na prática, visualizando o funcionamento deste processo no dia a dia da sua instituição de ensino? Você pode fazer isso gratuitamente!

Para isso, basta habilitar a opção “Telefonia Rubeus” que encontra-se no menu “Integrações” da sua Plataforma Rubeus, acessar o painel de configuração da Telefonia e cadastrar um ramal. Fazendo isso, você ganha um crédito de R$ 10,00 para testar suas ligações. 

Atenção aos seus créditos! Quando precisar de mais, acesse o aplicativo da telefonia integrada e faça a sua recarga. Caso encontre dificuldades para realizar este procedimento, entre em contato conosco. Vamos te ajudar com o que você precisar!

Qualquer dúvida, fique à vontade para solicitar ajuda ao nosso time de suporte ou compartilhe a sua dúvida na Comunidade Rubeus! 😎