Telefonia Rubeus: Tudo sobre a Telefonia Integrada Rubeus na prática

Como vimos no artigo: Conheça os benefícios da Telefonia Integrada na Plataforma Rubeus agora, através da Plataforma Rubeus, sua instituição pode realizar e receber ligações internamente, de forma estratégica e inteligente.

Se você já leu este artigo e está convencido que esta funcionalidade pode potencializar os resultados da sua captação de alunos, podemos ir para a parte mais técnica. 

Hoje, vamos explicar tudo o que é necessário para colocar esta integração funcionando no dia a dia da sua instituição de ensino. Iremos te mostrar, passo a passo, como isso pode acontecer. Vamos lá?

Habilitando a Integração

O primeiro passo é habilitar a opção “Telefonia” que encontra-se no menu "Integrações" da sua Plataforma Rubeus. Posteriormente, basta clicar no símbolo de engrenagem do lado direito da Plataforma e acessar o painel de configuração da Telefonia.

Esta página apresenta um overview sobre todas as configurações disponíveis. Veja, na imagem abaixo, o dashboard de acompanhamento da sua Telefonia Integrada: 

Como é possível ver, nela você conseguirá visualizar informações como:

• Conta: é um e-mail vinculado ao sistema de telefonia, caso seja necessário algum tipo de suporte, este e-mail serve como identificação;
• Data de integração: registro da data e horário da realização do processo de integração;
• Saldo atual: refere-se a quantidade atual de créditos disponíveis para ligações, você mesmo pode solicitar recargas. Recomendamos solicitar antes dos seus créditos terminarem, para não ter atrasos nas suas campanhas; 
• Autonomia: é a estimativa do tempo de ligação para celular e fixo, levando em consideração o seu saldo atual de recarga;
• Recarregar: esta opção te redirecionará para a página específica da empresa de telefonia e, provavelmente, ao abrir esta página pela primeira vez, será necessário cadastrar alguns dados pendentes sobre sua instituição de ensino para que você possa, posteriormente, efetuar a recarga dos seus créditos de ligações, no valor que achar necessário;
• Histórico de recargas:  por meio deste histórico, você terá um controle maior sobre informações como data, valor e descrição de suas recargas; 
• Relatório: nesta divisão, você pode gerar um relatório mensal, selecionando mês e ano, de ligações recebidas e realizadas; 
• Números alugados: para poder receber ligações, no caso de contatos receptivos, você precisa comprar um número na empresa de telefonia contratada. Vale destacar que este campo chama-se “números alugados” pelo fato de que cada um desses números devem ser “alugados” a uma taxa fixa mensal que pode variar de R$ 30,00 a R$ 40,00. Observação: o valor deve ser sempre confirmado com o seu gerente de conta;
• Ramais: é um ponto pelo qual o consultor poderá realizar ou receber ligação. Este ponto poderá ser interno (isto é, só realiza ligações internamente, dentro da instituição em si) ou externo (ou seja, este número consegue realizar ligações externas à instituição). Uma informação relevante é que você pode cadastrar quantos ramais for preciso, sem nenhum custo adicional;
• Binas: refere-se à números cadastrados que servem como referências para ligações, ou seja, ao configurar um número como bina e vinculá-lo a um ramal, é ele que aparecerá para os potenciais e atuais alunos que receberem as ligações da sua instituição de ensino;
• Permissões gerais: aqui você poderá determinar o acontecimento de duas situações, a saber:

01) A discagem automática em massa: se ativado, permite que o usuário selecione uma lista de contatos para realizar ligações automatizadas;

02) Ligações Receptivas: se ativado, permite receber ligações externas para os números cadastrados no aplicativo da telefonia.

Cadastrando um número como bina

Agora que você já sabe o que é uma bina e sua importância, vamos aprender a cadastrar uma para sua instituição?  

• Na tela principal, na opção Binas, clique em “Configurar”;
• Clique em “Adicionar bina”;
• Insira o número do celular ou fixo que deseja utilizar como bina em suas ligações;
• Insira o código de confirmação;
• Clique em “Confirmar” e pronto.

Veja o passo a passo ilustrado pelo vídeo abaixo:

Cadastrando um ramal

Vamos aprender como cadastrar um ramal para sua instituição? 

• Na tela principal, na opção Ramais, clique em “Configurar”;
• Clique em “Adicionar Ramal”;
• Coloque o nome do usuário (ou seja, do consultor responsável que estará vinculado a este ramal);
• Coloque o número do ramal escolhido;
• Selecione uma bina personalizada (ao configurar esta opção ao efetuar ligações deste ramal para um número, aparecerá este número como remetente);
• Agora, você poderá definir as permissões que o ramal cadastrado terá ou não, conheça cada uma delas:

01) Ligação externa: se este número de ramal terá permissão para ligar para celulares e fixos externos à instituição, ou seja, que ele possa efetuar ligações além de ramal para ramal;

02) Ligação celular: permite que o ramal realize ligações para celulares;

03) Caixa postal: caso esteja ativada, se um potencial aluno ligar e você não atender, ele receberá uma mensagem cadastrada por você;

04) Grava ligações: se ativado, as ligações recebidas e realizadas serão gravadas;

05) Ouve ligações: se ativado, você poderá ouvir as gravações das ligações quando quiser;

06) Baixa ligações: se ativado, você terá a opção de realizar o download de determinadas ligações.

Por fim, para salvar suas configurações, clique em “Adicionar”. 

 Veja o passo a passo ilustrado pelo vídeo abaixo:

Confira a gravação do Webinar "Telefonia Integrada Rubeus: saiba como sua IE pode captar mais e melhor" que realizamos para te ajudar a entender a fazer isso, na prática:

Tudo muito simples e intuitivo, não é mesmo?

Mas, caso tenha alguma dificuldade para realizar essas configurações, entre em contato com a nossa equipe de suporte!