Integração Zapier: o que é e como configurá-la em sua Plataforma Rubeus

A integração com o Zapier tem como principal função promover uma conexão com mais de 1500 aplicativos através da Plataforma Zapier. 

Com isso, você pode receber dados de vários outros lugares diferentes e ainda automatizar alguns processos. Mas para tornar isso possível é necessário realizar algumas configurações, veja:

Antes de começarmos…

É importante que você saiba que no aplicativo existem fluxos de entradas e saídas de dados. As entradas, são para criação de um novo contato e/ou registro de processo e isso, implica automaticamente em um novo canal e tipo evento, caso eles ainda não tenham sido criados pelo aplicativo. 

Já as integrações de saídas (Webhooks), refere-se ao envio de dados a um ou vários aplicativos de terceiros caso algum evento esperado aconteça dentro do Rubeus.

Vamos integrar!

Iniciar a integração Zapier na Plataforma Rubeus é bem simples, veja:

• No menu superior no campo superior direito da página inicial da Plataforma, clique no símbolo da engrenagem;
• Selecione Integrações;
• Clique para ativar o aplicativo Zapier.

Se é a primeira vez que está configurado, você deve abrir o aplicativo e ao entrar, clicar no botão Sim, configurar agora. Ele te levará ao Zapier e ele solicitará a você aceitar o convite de integração com o aplicativo Rubeus.

Pronto. Agora você já consegue visualizar o aplicativo Rubeus dentro da plataforma Zapier.

Agora é hora de configurar um Webhook:

Caso não possua, você precisará criar uma conta no Zapier!

Feito isso, você precisa seguir os seguintes passos:

• Na aba principal do Zapier, clique em Make a Zap;
• Agora, será necessário configurar o zap, ou seja, o fluxo de dados do Zapier. Para isso, podemos escolher aplicativos para Triggers (Gatilho) ou Action (Ação). Nesse caso, vamos escolher o CRM - Rubeus para Trigger. É bem simples, basta pesquisar na barra de pesquisa por “CRM-Rubeus” e selecioná-lo.

Agora vamos escolher as opções de gatilho. 

Atualmente existem 6 opções de gatilhos na Plataforma Rubeus. Cada uma corresponde a um evento que acontecerá na Plataforma e os dados ligados a esse evento serão enviados para outros sistemas com a ajuda do Zapier. Vamos iniciar a configuração:

• Escolha a opção Incluir contato;
• Faça login com a sua conta da Plataforma Rubeus. Para isso, você precisará do domínio (Ex: nomedasuainstituicao.rubeus.com.br/), seu usuário e senha cadastrados;
• Agora, vamos escolher quais canais do CRM serão vinculado no Zapier para possuir os dados desejados.

O próximo passo é buscar dados de teste. Esses dados são enviados para o Zapier com o objetivo de mostrar como os campos chegam e qual a melhor forma de mapeá-los. Observe se os dados chegaram corretamente clicando na seta ao lado.

Agora, vamos configurar uma ação:

O processo de ação refere-se ao que o Zapier fará quando esses dados chegarem pelo Webhook. Por exemplo, se um contato for cadastrado no CRM, ele será enviado ao Zapier pelo Webhook e então feita alguma ação com ou sem esses dados.

O próximo passo é configurarmos um tipo de ação. Para exemplificar, usaremos o Google Sheets. Confira o que deve ser feito:

• Faça login com uma conta Google;
• Crie uma planilha dentro do seu Google Drive, com as seguintes colunas “Nome”, “Telefone” e “Email”;
• Esta planilha e sua respectiva página será atribuída ao nosso teste.

Veja:

Após a configuração dessa planilha poderemos voltar ao Zapier e selecionar as opções de qual planilha e página iremos escolher.

Se tudo estiver correto até aqui, irá aparecer as colunas da planilha escolhida. Ao clicar no canto direito, você poderá ver todos os campos que chegam do CRM e seus respectivos dados de teste. Mapeie os dados para cada coluna.

Por fim, é interessante enviar um dado teste ao Google Sheets e verificar se está chegando corretamente. 

Observação: A planilha também pode ter dados fixos. Para isso, ao invés de colocar dados do CRM, poderemos escrever essa informação. Assim, para cada dado vindo do CRM, esse também será enviado juntos aos outros.

Após isso, vamos finalizar, escolher um nome para o zap criado e ativá-lo. Esse processo criará o webhook dentro do CRM e quaisquer dados que entrarem no CRM pelo canal escolhido será enviado a planilha do Google Sheets.

Tudo muito simples, não é mesmo? Mas, caso tenha alguma dificuldade para realizar essas configurações, entre em contato conosco. ;)