Usuários: Por que desativar um usuário e não excluí-lo da Plataforma Rubeus?

Imagine que um dos seus consultores de auxiliam na captação e permanência de alunos seja desligado da instituição. O que você faria com a permissão de acesso à Plataforma Rubeus dele?

A boa prática a ser adotada, é desativar o usuário e não excluí-lo. Dessa forma, ele não poderá solicitar a opção de “Esqueci a senha”, mesmo após ser desligado da sua instituição de ensino. 

Para isso, precisamos remover esse usuário do grupo de consultores, dos fluxos de automação (caso seja distribuído atividade individualmente e não por grupo), distribuir as atividades que estão abertas ou atrasadas para outro consultor e transferir a responsabilidade dos registros de processo.

Para isso, recomendamos que antes de desativar o usuário você realize os quatro tópicos seguintes:

1 - Remover o usuário do grupo de consultores

• Acesse a Plataforma Rubeus;
• Vá em Cadastros;
• Clique em Grupos de consultores;
• Selecione Equipe de Graduação (Selecione o grupo onde o consultor está. Obs.: Verifique todos os grupos) 
• Clique em Editar;
• Por fim, escolha qual usuário deverá ser removido e aperte o X;
• Clique em Salvar.

2 - Remover o consultor do Fluxo de Automação

• Acesse a Plataforma Rubeus;
• Clique em Estratégia;
• Selecione Fluxos de automação;
• Escolha o  Fluxo de automação Padrão (Escolha o fluxo que o consultor está. Obs.: Verifique todos os fluxos de automação) 
• “Entrou na etapa Interessados - Qualificação de leads: CRM” → Atribuir responsável: Rodízio de consultores → desmarque o consultor que deseja desativar.

3 - Alterar atividades

• Acesse a Plataforma Rubeus;
• Clique em Atividades;
• Filtre por Responsável e posteriormente pesquise o nome do Consultor;
• Selecione todas as atividades vinculadas a este consultor;
• Clique em Editar e selecione uma opção para editar*; 

 Agora, você precisa transferir essas atividades, para isso:

• Selecione Responsável;
• Pesquise e selecione um consultor ou um grupo de consultores;
• Clique em Alterar.

4 - Alterar registros

• Acesse a Plataforma Rubeus;
• Clique em Processos;
• Selecione Graduação (Selecione o processo que o consultor. Obs.:Verifique todos os Processos);
• Filtre por Responsável e posteriormente pesquise o nome do Consultor;
• Selecione todos os registros desse consultor;
• Clique em Editar → “Selecione uma opção para editar*.

Agora você precisa transferir esse registros, para isso:

• Selecione Responsável;
• Pesquise e selecione um consultor ou um grupo de consultores;
• Clique em Alterar.

Desativando o usuário

Somente após realizar os tópicos anteriores você poderá desativar o consultor da Plataforma Rubeus da sua instituição de ensino.

Veja como este processo é simples:

• Acesse a Plataforma;
• Clique em Cadastros e selecione Usuários;
• Pesquise o nome da pessoa que você deseja desativar;
• Clique na engrenagem, representada por este símbolo: e selecione Desativar.

Qualquer dúvida sobre a realização deste processo, entre em contato com o nosso time de Suporte!