Configurações essenciais e tudo o que você precisa saber sobre a Agenda da Rubeus

A integração com o aplicativo de Agenda consiste em criar e configurar agendas personalizadas para alunos e responsáveis agendarem atividades na Plataforma Rubeus.

Através dela, o usuário pode criar quantas agendas forem necessárias, podendo definir serviços, segmentações, atendentes e horários específicos de atendimento.

Vamos entender as configurações essenciais (básicas), bem como tudo o que você precisa saber sobre ela!

No CRM

1. O primeiro passo é acessar a Plataforma Rubeus da sua instituição;
2. No menu superior, clique sobre o nome do usuário e selecione Integrações;
3. Procure pelo item Gerenciamento de Agendas e ative a opção Agenda;
4. Por fim, clique na engrenagem.

Para não ter dúvidas, preparamos esse passo a passo em uma gif, veja:

Os primeiros passos após a configuração

 I - Com o aplicativo ativo, o primeiro passo é criar uma nova agenda e definir a identidade da mesma, conforme a identidade da sua instituição de ensino, veja como:

II - A próxima etapa refere-se aos serviços e nela vamos criar um serviço de agendamento para colégio, configurar as segmentações, intervalos de atendimento e atendentes:

Configurações gerais do serviço

Obs: para habilitar o agendamento para vários estudantes/segmentações no serviço é preciso habilitar a opção Permitir vincular mais de uma segmentação e estudante por horário.

 

Definição de segmentações

 

Configuração de intervalos de atendimento

Opção de copiar diariamente

Utilizando a opção de copiar horários, será possível replicar os horários cadastrados em um dia específico para os demais. Assim, ao clicar no botão “Copiar diariamente”, os horários serão copiados de segunda a sexta-feira. Além disso, serão copiados todos os horários cadastrados no dia selecionado. 

Conforme ilustrado no exemplo abaixo, ao clicar em “Copiar diariamente”, os períodos demonstrados serão aplicados de terça a sexta-feira:

Opção de copiar diariamente

Os horários cadastrados nos outros dias não serão excluídos, os copiados serão adicionados a eles. Caso haja uma interseção entre os horários copiados e os já cadastrados no dia, não será realizada a adição de horários. 

Isso acontece porque, caso na segunda-feira tenha o período de 8h às 15h e na terça-feira tenha um de 7h às 16h, o horário de segunda não será copiado, por já estar contido no período de terça.

Definição de atendentes

III - Chegamos à terceira etapa de criação da agenda, os Campos complementares. Aqui, vamos definir as etapas de agendamento e os campos complementares, veja:

Além disso, nessa etapa, será possível definir o tipo de agenda: com ou sem cadastro. Caso você opte por uma agenda com cadastro, uma nova etapa será adicionada, para que o usuário possa criar sua senha de acesso.

IV - Na quarta e última etapa, a de Configurações, vamos definir o link de acesso para realizar o agendamento, uma mensagem de sucesso e quais atividades do Rubeus devem ser consideradas para fechar horários que já tenham sido escolhidos.

 

Configurações de atividades consideradas para o agendamento

Os usuários responsáveis por atividades cadastradas na Plataforma Rubeus, terão seus horários bloqueados conforme o tipo das atividades e formas de contato marcadas abaixo.

Feito isso, o aplicativo já possui a agenda configurada e pronta para ser utilizada.

Obs: no menu de opções é possível copiar o link para acessar o agendamento.

 

Fluxo de agendamento (cliente)

Após a agenda ser criada e configurada, você terá acesso a tela de agendamento. Segue um exemplo do fluxo de agendamento que será realizado por um aluno ou responsável:

Obs: No exemplo, a agenda foi configurada para criar um cadastro do usuário, mas também pode ser configurada para completar o agendamento sem criar uma conta, deixando o processo mais rápido com apenas duas etapas de agendamento.

 

Fluxo para configuração de horário excepcional

I - Navegue até a aba “Horários excepcionais” no menu principal.

II - Clique em Novo horário e faça a configuração. É possível definir horários excepcionais de abertura ou fechamento, para uma ou todas as agendas, para um ou todos os serviços e para um ou mais atendentes, também é possível definir o período de abertura ou fechamento conforme mostrado no vídeo a seguir:

Para adicionar mais de um intervalo nas opções “Em um determinado horário” e “Em um determinado horário de alguns dias da semana”, é necessário preencher o horário pretendido e em seguida clicar em “Adicionar intervalo”.

Em um determinado horário

Você poderá adicionar intervalos para abrir ou fechar a agenda conforme a necessidade do horário excepcional cadastrado.

Intervalos em um determinado horário

Ao escolher essa opção, os horários adicionados serão aplicados diariamente, conforme a data inicial e final do horário excepcional.

Em um determinado horário de alguns dias da semana

Da mesma forma que a opção anterior, você poderá incluir intervalos para abrir ou fechar a agenda, porém, poderá escolher os dias que o intervalo será aplicado.

Intervalos em um determinado horário de alguns dias da semana

Escolhendo essa opção, os horários adicionados serão aplicados nos dias selecionados, conforme a data inicial e final do horário excepcional.

Fluxo de configurações gerais

I - Navegue até a aba Configurações no menu principal.

II - Na aba Identidade é possível pré-definir a identidade de uma nova agenda quando criada.

III -  Na aba Serviços é possível pré-definir as configurações padrões de um novo serviço.

IV - Na aba Configurações é possível ativar a opção de envios de eventos sem o código do registro.

Observação: Todas configurações feitas neste menu serão aplicadas às novas agendas que forem criadas. Caso queira, será possível editar essas opções definidas dentro de cada nova agenda ou uma já cadastrada.

 

Fluxo de agendamento

I - Acesse o link disponibilizado e informe os dados de contato na primeira etapa de agendamento. Aqui, serão listados os campos definidos na configuração da sua agenda.

II - Na segunda etapa do agendamento, selecione o serviço desejado e escolha uma segmentação. Caso o serviço esteja configurado para colégio será possível vincular vários estudantes, saiba mais.

III - Ao clicar em concluir, seu agendamento será finalizado com sucesso. Caso seja uma agenda com cadastro, conclua o agendamento informando o CPF e criando uma senha de usuário.

 

Atividade criada na Plataforma Rubeus

Após a finalização do agendamento (processo demonstrado anteriormente), será criada uma atividade na Plataforma Rubeus conforme mostrado no vídeo abaixo:

Obs: A criação da atividade está condicionada às configurações do fluxo de automação, ou seja, os registros serão criados se o fluxo estiver devidamente configurado.

 

Qualquer dúvida, fique à vontade para solicitar ajuda ao nosso time de suporte ou compartilhe a sua dúvida na Comunidade Rubeus!