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Boas práticas na adequação à LGPD: 8 dicas essenciais

Rubeus Tecnologia
  • Atualizado

Sabemos que as mudanças são grandes, então o ideal é ficarmos atentos às novidades e nos prepararmos o quanto antes. Para te ajudar com essa tarefa, trouxemos dicas valiosas que provavelmente irão esclarecer boa parte de suas dúvidas sobre o tema.

Quer conferir? Vamos lá!

  1. Respeite os princípios fundamentais da LGPD

Ao trabalhar com dados, a Lei define 10 princípios básicos que irão nortear todo o seu tratamento. Conheça melhor cada um deles:

  1. Finalidade: deixe claro aos usuários qual é o objetivo de usar seus dados.
  2. Adequação: colete e utilize os dados para a finalidade informada.
  3. Necessidade: use somente os dados necessários à finalidade pretendida.
  4. Livre acesso: providencie que as informações que detém sobre o contato estejam de fácil acesso e compreensão, dando a ele a opção de consultá-las quando e se achar necessário.
  5. Qualidade dos dados: dê ao titular o poder de gerenciar as informações pessoais dele que estão com você.
  6. Transparência: garanta ao titular informações claras e acessíveis sobre o tratamento de seus dados e os responsáveis por isso.
  7. Segurança: aplique medidas técnicas e administrativas que visem minimizar situações acidentais ou ilícitas com os dados que detiver.
  8. Prevenção: invista em medidas de proteção aos dados para evitar danos ao direito do titular e aos demais envolvidos.
  9. Não discriminação: não use os dados coletados para fins ilícitos ou abusivos.
  10. Responsabilização: demonstre ao titular de dados a eficácia das suas estratégias de adequação à LGPD.

  1. Tenha uma equipe de apoio

Pode parecer óbvio, mas não subestime os detalhes.

Na internet, encontramos muitos conteúdos de apoio e nossa dica é: use-os! Mas a análise das situações que acontecem com a sua IE,  a elaboração dos documentos necessários e as melhores práticas de proteção de dados para a sua realidade só quem poderá fornecer é um profissional da área.

Por isso, antes de começar seu projeto de adequação às regras legais, construa uma equipe para orientá-lo. O mais indicado é que ela seja multidisciplinar, abrangendo principalmente as seguintes áreas:

  • Jurídica;
  • Compliance;
  • Segurança da Informação.

  1. Instrua seus colaboradores

Para transformações estruturais como as quais a LGPD exige, é necessário que todos estejam engajados e realmente dispostos a fazer dar certo.

Assim, conscientizar seus colaboradores e transmitir a eles as boas práticas, para que incluam a proteção de dados no dia a dia, são tarefas fundamentais no processo de adequação.

Então, aí vão algumas sugestões de boas ações:

  • invista na formação dos profissionais, com cursos e material de apoio;
  • introduza fóruns internos de debate sobre o tema;
  • mostre a importância do cuidado no manejo com dados pessoais;
  • divulgue uma cartilha de boas práticas personalizada à sua realidade;
  • promova treinamentos constantes.

  1. Inclua a privacidade como um padrão

Provavelmente, você já ouviu falar nas expressões Privacy by design (Privacidade desde a concepção) e Privacy by default (Privacidade por padrão), certo?

Muito utilizadas no contexto da GDPR (General Data Protection Regulation ou Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), que é o regulamento europeu sobre privacidade e proteção de dados pessoais, uma das normas inspiradoras da LGPD.

Basicamente, elas significam que um projeto que envolva dados pessoais deve ser pensado sob critérios de privacidade e proteção desses dados desde a sua concepção e, além disso, que o produto seja lançado ao público com as configurações mais seguras e com o mínimo de compartilhamento de informações possível para o usuário usufruir dos serviços.

Partindo desses princípios, nossa sugestão é que o cuidado com a privacidade seja incluído em cada passo da sua rotina. Ao recolher e compartilhar informações, ao cadastrar um contato em sua base, ao enviar uma mensagem e em todo o ciclo de vida de um dado pessoal.

  1. Planeje seu projeto de adequação

A esta altura, acreditamos que você já chegou aqui com um projeto em andamento, mas não custa nada conferir se algum item passou despercebido.

Para isso, queremos relembrá-lo das etapas recomendáveis para elaborar o seu framework de conformidade. São elas:

  1. Organizar sua equipe: lembra da segunda dica? Como ponto de partida, estabeleça quem serão as figuras que conduzirão o processo.
  2. Mapear os dados: é o momento de se organizar e entender o tamanho do trabalho a fazer. O objetivo principal é identificar quais os dados são tratados, como e por quem são tratados, onde ficam armazenados, qual o motivo de serem armazenados, qual o fluxo e o ciclo de vida dessas informações.

  3. Analisar as obrigações legais a cumprir: a partir da atividade empresarial praticada, cabe à sua equipe jurídica identificar qual a legislação aplicável e o que precisa ser feito para cumprir os requisitos normativos. Em caráter geral, citamos alguns exemplos:

  • elaborar uma Política de Privacidade;
  • identificar as bases legais aplicáveis;
  • estabelecer um acordo de confidencialidade com clientes e fornecedores;
  • aplicar avisos de privacidade nos meios de comunicação necessários.
  1. Identificar os riscos de segurança: conhecendo sua operação de tratamento de dados e os requisitos legais a obedecer, é hora de analisar os gaps (“lacunas”) que deixam seu negócio vulnerável e construir estratégias para mitigar as possíveis ameaças.
  2. Planejar o design: identificadas as alterações necessárias, reúna-se com a sua equipe de designers e projete qual a melhor forma, sob o ponto de vista da experiência do usuário (Design Thinking), de encaixá-las em seus meios de comunicação.
  3. Executar o plano: após o planejamento ser traçado, é a chamada hora da “mão na massa”, em que todos os envolvidos colocarão em prática as ações programadas.
  4. Manter o compliance e atualizar suas práticas: ainda que todo o plano tenha sido implementado, o trabalho não acaba por aí. É recomendado um monitoramento constante para conferir o andamento das ações iniciadas e aperfeiçoá-las sempre que for preciso.

  1. Higienize sua base de contatos

Já é uma ação recomendada nas melhores estratégias de marketing educacional. Lá, o intuito é a qualificação de um contato e, aqui, é fazer com que os destinatários da informação que você propaga estejam cientes de que receberão comunicações e que eles terão a opção do opt-out, ou seja, de se descadastrarem da sua lista de transmissão.

Isso porque a LGPD atribui ao titular de dados o direito de dar e retirar seu consentimento para comunicações a qualquer momento e que esse processo deve ser realizado com o menor atrito possível.

Então, ao mapear sua base, identifique nela todos os contatos que ainda não deram autorização para estarem ali e utilize uma técnica para apresentar a eles a opção de permanecer ali ou cancelar sua inscrição.

  1. Fique atento às penalidades

Embora haja um Projeto de Lei que visa adiar o prazo, se mantiver o que está proposto desde o ano passado, a ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados) poderá fiscalizar e aplicar as sanções impostas pela LGPD a partir de agosto de 2021.

Diante disso, atente-se às penalidades cabíveis:

  • Advertência: a empresa pode sofrer sanção caso não se adeque à legislação no prazo estipulado.
  • Multa sobre o faturamento: a empresa pode ser multada em até 2% de seu faturamento, limitado a 50 milhões de reais por infração cometida.
  • Multa diária: aplicação de multa diária, limitada também a 50 milhões, até que a situação se regularize.
  • Notoriedade da infração: a infração pode ser divulgada publicamente, causando danos à imagem da empresa.
  • Bloqueio de dados: impede que a empresa use os dados coletados até que regularize suas pendências.
  • Eliminação de dados: estabelece que a empresa elimine todos os dados de sua base, causando danos à sua operação.

Mas a Lei também indica alguns fatores que são levados em consideração para a aplicação das penalidades, veja:

  • gravidade e natureza da infração e do direito pessoal afetado;
  • boa-fé do infrator;
  • cooperação do infrator;
  • vantagem auferida ou pretendida pelo infrator;
  • condição econômica do infrator;
  • reincidência em infrações;
  • grau do dano causado;
  • proporcionalidade entre a gravidade da falta e a intensidade da sanção;
  • adoção de boas práticas e governança;
  • imediata adesão às medidas corretivas.

O que reforça tudo o que já conversamos até aqui sobre a importância em praticar ações para se adequar, ao mesmo tempo que você adere e propaga as boas práticas com o seu time.

  1. Consuma todo o conteúdo da Rubeus

Estamos comprometidos com a segurança dos nossos dados e também em ajudá-lo na sua adequação interna, por isso, além das dicas dispostas aqui, produzimos um compilado de conteúdos que vão  te orientar nas alterações dentro da Plataforma Rubeus. Se ainda não viu, confira:

Aviso importante!
Este conteúdo é um orientador para ajudá-lo a entender 
melhor sobre as práticas de conformidade à LGPD. As informações aqui inseridas
não tratam-se de um compilado da legislação, nem de um parecer jurídico
baseado em fatos específicos, sequer têm o objetivo de substituí-los. 
Para uma correta interpretação e aplicação das dicas, consulte um advogado.

Em caso de dúvidas ou sugestões, envie sua mensagem ao privacidade@rubeus.com.br.

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