Boas práticas antes de iniciar uma importação

A atuação da Plataforma Rubeus não fica restrita somente aos leads originados de ações on-line. Por isso, se ao realizar qualquer campanha presencial você obter uma lista qualificada com potenciais alunos, você pode importá-los de uma só vez e direcioná-los para o fluxo correto.

Além disso, você terá uma página para gerenciar e visualizar todas as importações em andamento ou já finalizadas. 

Neste artigo, demonstraremos as boas práticas que norteiam esse assunto.

Leia até o fim!

Preparando a Plataforma para receber uma importação

Antes de conhecer o passo a passo para efetuar uma importação com sucesso, é preciso realizar três verificações essenciais. Conheça-as agora:

• Verifique os fluxos ativos!

É importante que você verifique os fluxos ativos dentro do seu Rubeus, antes de efetuar uma importação. Isso é necessário para certificar que os contatos importados sejam direcionados corretamente para seus devidos processos e etapas. 

Entenda mais sobre esse assunto lendo nosso conteúdo Fluxo de importação: evite contatos sem etapa.

Lembre-se!
É recomendável que tenha apenas um filtro com o gatilho de “foi importado”.
Assim, você estará sendo mais eficiente ao executar todas as ações necessárias.

• Baixe a versão mais atual do modelo de importação!

Sempre que for efetuar uma importação, é recomendado que seja efetuado o download do modelo mais atual. Após efetuar o download, você terá um cabeçalho atualizado com todos os campos existentes para os contatos.

Lembre-se!
Esse passo é importante para evitar que tenham campos diferentes no 
cabeçalho e consequentemente, gerando erro ao utilizar o arquivo.

• Atente-se ao formato do arquivo!

Serão aceitos apenas arquivos do formato CSV. Portanto, ao salvar ou efetuar o download de uma planilha, utilize, obrigatoriamente, o formato descrito. 

Lembre-se!
Demais formatos de planilhas serão considerados erro ao escolher 
o arquivo para importação

Dicas para criar o seu arquivo de importação

Para personalizar sua planilha de importação utilize como base o arquivo disponível para download na tela de Importação de contatos. Entenda como encontrá-la no vídeo abaixo:

Ao seguir os passos descritos anteriormente, será aberto o pop-up de importação. Neste momento, baixe o modelo presente no primeiro tópico listado.

• Analise os campos disponíveis

O primeiro passo é analisar, detalhadamente, todos os campos presentes no cabeçalho. O primeiro e o segundo campo são o nome completo e e-mail. Os próximos a serem analisados são o telefone, o CPF, a data de nascimento e o endereço.

• Defina uma origem

Agora, você analisará a origem do contato. Na maioria dos casos, a origem na importação é definida sendo “CRM”. Caso você queira incluir outra origem, defina o código referente à mesma.

• Integração via API

Agora você irá para a parte mais técnica da importação. O primeiro campo após os dados básicos do contato, é o código. Ao realizar alguma ação via API, esse código será exigido. Se você não utilizar esse tipo de integração, este campo poderá ficar vazio.

• Importe um contato com oferta de curso

É possível fazer dois tipos de importação: somente o contato ou importar o contato vinculado a um processo na plataforma. Para isso, preencha o campo de curso da planilha com o código da oferta de curso (que define qual o curso, unidade, nível de ensino, modalidade e origem do contato importado). Caso a origem da oferta de curso não seja o CRM, coloque a origem da oferta na planilha para que a oferta seja validada.

O campo código local de oferta é parecido com o campo anterior, para obtê-lo, acesse o menu “Cadastros” e escolha a opção “Locais de oferta”. Nesta tela, clique sobre a engrenagem de configuração do local de oferta desejado e clique em “Acessar”. Uma vez dentro de um local, copie o código que está ao lado direito no nome. 

• Utilize campos personalizados

Preencha os campos personalizados, levando em consideração o tipo do campo cadastrado. Caso você queira adicionar um novo campo a sua planilha, crie uma nova coluna com o nome correspondente. O campo adicionado à planilha deve estar previamente cadastrado na plataforma Rubeus, ou caso queira, faça o download do modelo mais atual.

• Verifique a quantidade de caracteres e codificação

Lembre-se de informar uma pessoa por linha, e-mails com no máximo 255 caracteres e certifique-se de que o texto esteja no formato Unicode (UTF-8).

Agora que você sabe exatamente os pontos de atenção, confira o passo a passo de como importar seus contatos para dentro da sua Plataforma Rubeus.

Em caso de dúvida, entre em contato com nossa equipe de suporte! :)