Adaptando as atividades à LGPD

Este artigo mostrará a você todas as adaptações de assinaturas que aplicamos às atividades, modelos de e-mail e mensagem. Ainda não sabe cadastrar uma assinatura? Acesse nosso artigo que fala sobre o assunto!

Atividades

Agora, ao ativar as ferramentas de LGPD, você estará apto para definir assinaturas para suas atividades. Elas são importantes para que você possa definir o tipo de comunicação que poderá partir delas. Para isso, foi adicionada à atividade um novo campo, chamado Assinaturas.

Pop-up de cadastro de atividades com as novas funcionalidades

Agora, ao cadastrar uma atividade, é obrigatória a adição de assinatura vinculada a ela. Isso significa que, ao executar uma atividade de ligação, por exemplo, o contato deve ter a assinatura correspondente à atividade que está sendo feita para ele.

Além desse novo campo, será possível executar atividades, mesmo que o contato não possua assinatura. Vejamos:

 

Bases legais de assinaturas

Ao optar por enviar por meio de uma base legal, é necessário que você indique qual base será adequada para cada situação. Vale ressaltar que toda base legal, nesse caso, deve estar acompanhada de uma justificativa. Acesse nosso artigo que explica um pouco mais sobre o conceito de bases legais.

Vale lembrar que, agora, as atividades possuirão alertas, indicando que o contato não possui assinatura correspondente. Essa mensagem pode ser visualizada dentro de um contato, ao acessar as abas de atividades:

Atividade com um alerta de assinatura em um contato

Também será possível visualizar na tela de atividades, na coluna chamada Assinatura:

Importante!
A coluna “assinaturas” virá oculta por padrão. Para exibi-la, 
vá até as configurações de colunas e ative sua visualização.

Tela de atividades com o alerta de assinaturas

Importante!
Ao passar o mouse sobre a exclamação, será exibida a mensagem que indica 
a ausência de assinatura no contato.

A coluna “assinaturas” virá oculta por padrão. Para exibi-la, 
vá até as configurações de colunas e ative sua visualização.

 

Atualizando assinaturas de atividades em massa

Na Plataforma Rubeus você consegue atualizar as assinaturas das suas atividades em massa. Essa funcionalidade é importante para regularizar atividades já cadastradas na Plataforma. Vejamos agora como utilizá-la!

Para iniciar, selecione uma ou mais atividades. Na barra exibida, selecione a opção “Editar” e em seguida busque pela opção: “Assinatura de comunicação”.

Escolhendo a opção em massa de “Assinatura de comunicação”.

Escolhendo a opção, você deve agora optar por uma assinatura, dentre as disponibilizadas. Vale lembrar que serão exibidas apenas as assinaturas que estiverem ativas. Após isso, clique em “Alterar” para efetuar as edições.

Forma de contato ativo

Além de vincular uma assinatura em massa através da edição, foi adicionada a opção ao modificar a forma de contato de uma ou mais atividades. Isso é importante, já que atividades receptivas ou que não possuem forma de contato, não receberão assinaturas. Ao alterar para a forma de contato ativa, você poderá adicionar uma assinatura às atividades que não tiverem.

Pop-up de edição em massa da forma de contato

Note que a mensagem indica que “1 atividade não possui assinatura”. Neste momento, ao escolher uma assinatura, apenas esta atividade sem assinatura, receberá a opção escolhida.

Lembre-se!
Essa é uma ação opcional. Caso você conclua a ação sem selecionar uma assinatura,
as atividades terão apenas a forma de contato alterada.

Conclusão de atividades sem assinatura necessária

Para atender à edição de status concluída, haverá uma validação das atividades selecionadas. Só poderão ser concluídas as que estiverem com as assinaturas correspondentes. Para isso, foi inserido um alerta, indicando a quantidade que não será concluída ao prosseguir com a ação. Neste momento, teremos duas opções:

Edição em massa de status de atividades

• Prosseguir sem escolher o vínculo de uma base legal: ao escolher esta opção, serão concluídas apenas as atividades que tiverem as assinaturas correspondentes em relação ao contato.
• Prosseguir com uma base legal: desta forma, as atividades que não possuem a assinatura correspondente, receberão uma base legal e justificativa da ação. Vale lembrar que as atividades que já estiverem com assinaturas, não serão afetadas.

Quer entender algum conceito específico sobre a LPGD no Rubeus? 
Acesse o nosso Glossário LGPD!

Caso tenha alguma dúvida, não deixe de compartilhá-la com algum especialista Rubeus. Até a próxima!