Como importar contatos na Plataforma Rubeus

Neste conteúdo, você vai aprender como importar corretamente contatos para dentro da Plataforma Rubeus da sua instituição de ensino.

Mas, se você ainda não conhece as Boas práticas antes de iniciar uma importação, é essencial que leia o nosso conteúdo sobre o assunto, clicando AQUI!

Agora sim, podemos começar. Vamos lá!

Passo a passo de uma importação de contatos

Uma das formas disponíveis de importação está localizada na tela de contatos. Para isso, você deverá clicar sobre o menu (três pontos) e escolher a opção Importar contatos, conforme o passo a passo a seguir:

Importação através da tela de contatos

Ao executar os passos descritos anteriormente, será aberto o pop-up de importação. Neste momento, baixe o modelo presente no primeiro tópico listado.

Pop-up de importação de contato

Com o modelo baixado, você deverá inserir os contatos a serem importados, seguindo a ordem das colunas do arquivo. Uma vez preparado e salvo no formato CSV ele estará pronto para ser importado.

Agora, arraste o arquivo ou clique sobre o botão Escolha um arquivo para selecioná-lo.

Exemplo de arquivo aprovado

Neste momento, você estará apto para efetuar a importação. Para isso, clique sobre Iniciar processo. Você será redirecionado à tela de Gestão de Importações.

Lembre-se!
Este é um exemplo de importação feita com as opções de LGPD desativadas.

Arquivo inválido

Ao selecionar um arquivo inválido, após a validação, será exibido na tela o erro a ser corrigido. Nesse caso, recomendamos que você crie um arquivo separado, somente com as pessoas indicadas no erro. Verifique um por um e após resolvê-los importe este novo arquivo.

Arquivo com o cabeçalho inválido

Após identificar os erros do arquivo, você deverá voltar à planilha para corrigi-los.

Assim que concluído, você poderá selecionar o arquivo novamente, para verificar se todos os erros foram corrigidos. Para isso, remova o arquivo clicando sobre o “x” e escolha o arquivo novamente.

Importação com base legal de processamento de dados

Caso você tenha as funcionalidades de LGPD ativadas em sua Plataforma Rubeus, ao realizar uma importação, será obrigatório o vínculo de uma base legal e sua respectiva justificativa. Saiba mais sobre o assunto.

Pop-up de importação com o vínculo de uma base legal

Lembre-se!
Os contatos serão importados normalmente, com a base legal vinculada.

Tela de Gestão de Importações

Após realizar uma importação, você será redirecionado à página de importações. Caso queira acessá-la diretamente da tela de contatos, clique sobre o menu (três pontos) e escolha a opção Todas importações.

O processo é exemplificado no vídeo abaixo, veja:

Acessando a página de importações

Nesta tela, você terá a lista de importações já feitas ou em andamento.

Tela de importações

Abaixo, saberemos um pouco mais sobre as funcionalidades disponíveis na tela de importações.

Filtros e pesquisa

Efetue uma busca pelo nome de uma importação ou responsável através da caixa de pesquisa. Caso queira efetuar um filtro específico, clique sobre o ícone correspondente ao lado da caixa de pesquisa.

Filtros disponíveis

Atualizar

Clique sobre o botão Atualizar para atualizar a lista de importações. Neste momento, os status ou novas importações serão exibidas.

Atualizando lista de importações

Importar

Na tela de importações, você poderá efetuar uma importação. Para isso, clique no botão Importar. Neste momento, o pop-up de nova importação será aberto e você poderá seguir os passos de importação normalmente.

Efetuando uma importação na tela de importações

Download

Você poderá efetuar o download do arquivo selecionado para importação. Essa funcionalidade poderá ser utilizada para baixar uma planilha com erros, por exemplo.

Efetuando o download da planilha de importação.

Cancelar

Caso você tenha alguma importação na etapa de validação ou aguardando fila, será possível cancelar o processo. Para isso, passe o mouse sobre a importação e clique no “x” exibido à direita do botão de download.

Lembre-se!
Ao cancelar uma importação, nenhum contato do arquivo de importação 
será adicionado à Plataforma Rubeus.

Visualizar erros

Quando uma importação retorna erros, ela é concluída, porém existe um alerta de erros.

Tela de importações: importação com erros

Ao clicar em visualizar erros, um pop-up será aberto, identificando as linhas e seus respectivos erros. Caso você queira, poderá baixar um arquivo com todos esses contatos, corrigi-los e tentar efetuar a importação novamente apenas com eles.

Visualizar erros e baixar contatos com erro

Lembre-se!
Apenas os contatos com erros a serem corrigidos, serão 
adicionados ao arquivo baixado.

Note que ao lado dos botões existe uma mensagem Válido por 30 dias. Esta mensagem indica que os contatos com erro ficarão disponíveis apenas neste período, a partir do momento de importação.

Permissões no Perfil de Usuário

Além das funcionalidades de importação, teremos permissões referentes a elas. Para acessar um perfil de usuário, vá até o menu Cadastros, localize a opção Perfis de usuário e clique sobre essa opção. Neste momento, você poderá atualizar um perfil existente, clicando sobre a engrenagem e na opção Acessar. Saiba mais sobre esse assunto.

Para conhecer as permissões referentes à importação, iremos demonstrá-las na imagem abaixo:

Permissões de importação nos perfis de usuário

Note que as permissões estão presentes na aba Contatos. Ao buscar por Importação, serão listadas todas as permissões referentes.

O funcionamento das permissões é o mesmo já conhecido das demais. Se a chave estiver ativada, os usuários com este perfil atribuído poderão executar a ação marcada e se estiver desativada, não poderão.

Lembre-se!
Os perfis que tiverem ativada a opção Atribuir automaticamente 
novas funcionalidades a esse perfil, já virão com essas permissões selecionadas.

Por dentro de cada permissão

• Importar contatos: habilita a opção Importar contatos e permite visualizar todas importações. Vale lembrar que, essa permissão dá o acesso total para o usuário efetuar suas importações apenas.
• Cancelar importação de outros usuários: permite que um usuário cancele a importação de outro usuário.
• Visualizar importações de outros usuários: permite que o usuário visualize importações de outros usuários do sistema.
• Baixar arquivo original de importação de outros usuários: permite que o usuário baixe o arquivo original que outro usuário utilizou na importação.
• Baixar arquivo com dados inválidos de importações de outros usuários: permite que o usuário baixe o arquivo com erro, de outros usuários.

Lembre-se!
Se o usuário não tiver a permissão de Importação, não será possível 
efetuar importações ou visualizar a tela com todas já feitas ou em andamento.

Pronto, agora, já sabemos como importar um contato através da tela de contatos ou na tela de importações. Lembre-se de aplicar todas as dicas antes de importar um arquivo e realizar suas importações na Plataforma Rubeus.

Em caso de dúvida, não deixe de falar com a nossa equipe de suporte, combinado?